Mail je dobrý sluha, ale zlý pán, a nejlepší způsob, jak se z něj nezbláznit, je nestát se jeho otrokem. Což se snadno řekne, ale hůř udělá, a co s tím jako…? Já na to mám fígl…
To, že mail otravuje a snižuje pracovní produktivitu je známá věc. Obzvlášť otravuje v případě, že mu plně podléháte, a jakmile se ozve zvuk příchozího mailu, pouštíte vše z ruky a jdete to řešit. To je špatně, špatně, totálně špatně – proč, to vám vysvětlí první kolemjdoucí lektor od GTD nebo plánování nebo hygieny práce nebo čehokoli. Otázka je jiná – co s tím dělat?
Důležitá je sebekázeň. Třeba neotvírat maily hned jak přijdou. Jenže ono to člověku nedá… Já jsem svého času používal metodu „vypnutého mailu“. Naprosto vážně. Ráno jsem sedl k PC, zkontroloval jsem si, jestli se přes noc nestalo něco, co musím akutně řešit, a pak jsem VYPNUL MAILOVÝ KLIENT. Zapnul jsem ho znovu až odpoledne, když jsem měl práci hotovou. Zkuste to. Vřele a upřímně doporučuju.
Kupodivu se mi nikdy nestalo, že bych kvůli tomu prošvihl něco důležitého, že by se ke mně nedostala informace o pádu systému nebo tak něco. Jediné, co bylo „URGENTNÍ!!!“, byly maily od lidí… od takových těch typů, co vám pošlou mail v deset, a už ve dvě urgujou, že jste jim neodpověděli. Což jsou většinou stejné typy, co na maily odpovídají zásadně po dvou dnech.
Ale časem, jak rostl počet schránek, které mám, a jak rostl počet mailů, tak to přestalo stačit. Jakmile jsem zapnul mailového klienta, nahrnulo se několik desítek nových děsně důležitých mailů a já se tím pak probíral. (Ne, spamy to nebyly, používám GMail i na vlastní domény, tak spam neřeším…)
Používal jsem různé filtry, ale jejich nastavení je poměrně děsný „vopich“. Nakonec mi kdosi doporučil SaneBox – tuším, že to byl Petr Koubský.
Na první pohled je SaneBox vlastně jen „inteligentnější filtrování“. Připojíte ho ke svému mailovému účtu, a on si vytvoří složku @SaneLater. Probere váš inbox (ano, přečte si strojově obsah vašich mailů) a usoudí, co je urgentní a co počká. To, co počká, hodí do @SaneLater, to urgentní nechá v Inboxu. Když se náhodou splete, tak mu snadno pomůžete tím, že mail přesunete tam, kam patří. SaneBox se to naučí a příště se už nesplete. Funguje tedy podobně jako spamfiltr a učí se…
Hm, gut, ale za to bych peníze nedal. SaneBox má ale i další vymoženosti, a ty mě už přesvědčily. Tak zaprvé, můžete si zapnout funkci připomínání. Ta vytvoří zase dvě složky, @SaneTomorrow a @SaneNextWeek. Funguje to zase extrémně jednoduše: přijde mail, a já si ho chci odložit na jindy – na zítřek nebo na příští týden. Když ho nechám v Inboxu, zapomenu na něj. Takže ho vezmu, hodím do @SaneTomorrow nebo @SaneNextWeek, a druhý den, respektive za týden, mi ten mail jako že znovu přijde do Inboxu.
SaneBox má i funkci BlackHole – stejný princip jako u výše uvedených: Vytvoří se složka @SaneBlackHole, a když nějaký mail do téhle složky hodíte, bude zahozen, a stejně tak i další od téhož odesilatele. Na druhou stranu je i funkce @SaneTop – pokud chcete, aby určitým mailům byla věnována zvýšená pozornost, naučte si SaneBox, aby je vhazoval do @SaneTop.
Další speciální složky, které můžete použít, jsou @SaneBulk, kam SaneBox hází hromadné maily, nebo @SaneNews, kam třídí newslettery.
Funkce, která mě velmi potěšila, je integrace s Dropboxem. Jakmile přijde mail s přílohou větší než X (lze nastavit), tak ji SaneBox stáhne a uloží do mého Dropboxu. V mailu zůstane jen informace o tom, že příloha je v Dropboxu + odkaz na ni.
Stačilo trénovat zhruba měsíc, a dnes vím, že to, co je důležité, mám v Inboxu. Jednou za dva dny se podívám do @SaneLater a vyřídím, co je potřeba, a jednou za… jednou za čas zkontroluju @SaneNews a většinou kompletní obsah smažu… 🙂
Používám SaneBox od října 2012 a jsem s ním spokojený…